نکات بهره وری_ برای تجسم صندوق ورودی خود از تابلوهای شخصی Kanban استفاده کنید

توسط mohtavaclick, جولای 23, 2021


نکات بهره وری_ برای تجسم صندوق ورودی خود از تابلوهای شخصی Kanban استفاده کنید
افراد حرفه ای پرمشغله امروز به روشهای ساده و شهودی برای سازماندهی وظایف ، مدیریت وقت و برقراری ارتباط در مورد کار در حال انجام نیاز دارند.
در حالی که صدها ابزار و برنامه در بازار وجود دارد ، مردم به عنوان راهی ساده برای سازماندهی پروژه های پیچیده به تابلوهای شخصی کانبان سرازیر می شوند.
در کتاب Personal Kanban: Mapping Work – Navigating Life ، نویسنده جیم بنسون می گوید کار غیب کار غیرقابل کنترل است.
او می نویسد:
“تجسم کار با تبدیل مفاهیم مبهم به اشیای ملموس که مغز شما به راحتی می تواند آنها را درک کرده و اولویت بندی کند ، حواس پرتی موجود در سربار موجودی را کاهش می دهد.”
“شخصی کانبان بر اساس اصول و فنون یک مفهوم مدیریتی معروف به” ناب “است. ناب هر دو یک فلسفه و یک رشته است که در هسته خود ، دسترسی به اطلاعات را افزایش می دهد تا تصمیم گیری مسئولانه در خدمت ایجاد ارزش را تضمین کند. ”
“Personal Kanban یک رادیاتور اطلاعاتی برای کار شما است. با استفاده از آن ، تأثیرات و زمینه کار خود را در زمان واقعی درک می کنید. این جایی است که لیست های خطی برای انجام کارهای کوتاه مدت کوتاه می شوند. ثابت و فاقد زمینه ، آنها ما را یادآوری می کنند تعداد مشخصی از وظایف را نشان دهید ، اما اطلاعات ارزشمند در زمان واقعی لازم برای تصمیم گیری موثر را به ما نشان ندهید. ”
بسیاری از ابزارهای بهره وری شخصی به سیستم ها و قوانین سخت متکی هستند.
اگرچه ممکن است برای برخی از افراد و برخی از پروژه ها خوب باشد ، اما تابلوهای کانبان انعطاف پذیرتر و بصری ترند.
اصول اصلی تجسم کار ، سازماندهی آن با اولویت و محدود کردن تعداد وظایف در حال انجام می تواند برای طیف وسیعی از اهداف ، پروژه ها ، موقعیت ها ، تیم ها و محل کار اعمال شود.
ارزش کلیدی استفاده از سیستم کانبان شخصی در این مزایای مهم خلاصه می شود:

* تجسم کار با تبدیل کارها از متنی که باید خوانده شود ، به کارتهایی که با مطالب بیشتر یک نگاه قابل مشاهده و اندازه گیری هستند ، تابلوهای کانبان حجم کار و موارد عقب مانده را بلافاصله قابل مشاهده و غیرقابل توصیف می کنند.
نگاه به محل کار ، دیدن آنچه باید اولویت بندی شود را ساده می کند.
تخته های کانبان شخصی

* محدود کردن کار بردهای Kanban با محدود کردن میزان کارهایی که در سیستم خاص یا گردش کار انجام می شود ، چند وظیفه ای را کاهش می دهند.
محدود کردن تعداد کارها در هر مرحله مشخص به پیشرفت روان کار در یک فرآیند کامل ، از ابتدا تا انتها کمک می کند.
کاهش فشار در یک فرآیند و هدایت دارایی به فرآیند دیگر به تولید و تولید کلی کمک می کند.

* طراحی یک سیستم Kanban آیا شما از یک تخته کانبان فیزیکی بر روی دیوار یا تخته سفید ، یا از یک مجازی در یک برنامه استفاده می کنید ، تنظیمات اصلی به شرح زیر است:
وظایف خاص را مشخص کنید
وظایف را می توان تحت یک پروژه گروه بندی کرد ، کدگذاری رنگی کرد ، یا در موارد دیگر طبقه بندی کرد ، اما باید به صورت جداگانه ضبط و ثبت شود.

* Organize TasksA هیئت مدیره kanban دارای سه ستون است:
انجام (یا “آماده” یا “موجود”): این موقعیت پیش فرض همه کارهای موجود است.
انجام (یا “در حال انجام”): هنگام انتخاب و اولویت بندی کارهایی که در واقع روی آنها کار شده است ، آنها به این ستون منتقل می شوند.
انجام شده (یا “تمام شده” یا “کامل” – هر عبارت شما را به وجد می آورد): وقتی کارها تمام شد ، آنها وارد این ستون می شوند.
تخته کانبان ساده
منبع: Kanbanize.com

* اتمام وظایف همانطور که کار مشخص ، اولویت بندی و تکمیل می شود ، وظایف از طریق این فرایند حرکت می کنند و در ستون “انجام شده” جمع می شوند.

* پیگیری وظایف ردیابی کارهای تکمیل شده مقدار ویژه ای از سیستم kanban است.
اغلب اوقات ، کار تمام شده به راحتی خسته می شود یا از لیست کارها حذف می شود و “ناپدید می شود”.
با این حال ، افزودن دید نه تنها در کارهایی که هنوز انجام نشده است بلکه حفظ دید در کار تمام شده بسیار مهم است.

* در اینجا برخی از مزایای ردیابی کارهای انجام شده ذکر شده است: 7.1) استرس را کاهش می دهد
ذهن تمایل دارد روی وظایفی که باید انجام شود تمرکز کند.
این تمرکز ذهنی به احساس استرس کمک می کند و باعث می شود افراد بیش از حد احساس فشار کنند.
جلب توجه به کارهای انجام شده باعث کاهش استرس می شود.
7.2) پاداشهای احساسی اضافه می کند
انجام کارها از نظر احساسی پاداش آور است و دیدن بسیاری از آنها احساس موفقیت را ایجاد می کند.
در طول لحظات ناامیدکننده ، جالب است که توجه خود را به آنچه تاکنون انجام داده ایم معطوف کنیم.
7.3) الگوها را نشان می دهد
حفظ وظایف تمام شده به مرور زمان به شناسایی الگوها و آشکار سازی بینش کمک می کند.
درک اینکه چه سیستم هایی به خوبی کار می کنند ، چه استراتژی هایی مفید هستند و چه مواردی نیاز به بهبود دارد ، آسان می شود.
7.4) شناخت را افزایش می دهد
اگر از تابلوهای کانبان شخصی در محل کار خود استفاده می کنید ، سابقه کار به اتمام رسیده می تواند بهره وری ، افزایش شناخت و افزایش بررسی کارکنان را نشان دهد.

* اجرای سیستم Kanban تابلوهای Kanban شخصی با بسیاری از سیستم های مدیریت پروژه دیگر سازگار هستند و به راحتی برای روش های Lean ، Get Things Done (GTD) ، Inbox Zero ، Pomodoro ، Agile و … استفاده می شوند.
سیستم یا هدف هرچه باشد ، می توان برای تنظیم وظایف و پیگیری کامل آنها ، یک تابلوی کانبان ایجاد کرد.
در حالی که بسیاری از مردم هنوز به ساختن تخته های کانبان با یادداشت های چسبناک و کاغذ اعتماد می کنند ، حتی بیشتر ، مردم در حال استفاده از برنامه ها و نرم افزارهای اختصاصی برای سازماندهی و پیگیری کار خود در هر کجا هستند.
برنامه های Kanban ورود داده ها را ساده می کنند ، تبدیل ایمیل ها ، پیام ها و متن به کارها را آسان می کنند و پس از پایان کار آنها را پیگیری می کنند.
همچنین استفاده از تابلوهای مجازی کانبان باعث می شود که هر کسی که در تیم شما باشد ، در هر کجای دنیا که باشد ، به راحتی قابل اشتراک و همکاری باشد.
Flow-e ابزاری جدید برای ایجاد و مدیریت تابلوهای شخصی Kanban است.
با Flow-e ، ایمیل ها و پیام ها به وظایف تبدیل می شوند و با کشیدن و رها کردن ساده به سیستم کانبان قرار می گیرند.
Flow-e تجسم ساده و جذابی را برای همه کارهای شما ، مدیریت ارتباطات ، کارها ، یادآوری ها ، تفویض اختیارات و تقویم اعمال می کند.
Flow-e ایمیل ، وظایف و جدول زمانی را ساده می کند تا بتوانید به جای مدیریت صندوق ورودی ، یادآوری ها و لیست کارها ، زمان بیشتری را برای بهره وری صرف کنید.
نتیجه
تابلوهای شخصی کانبان روشی ساده و م toثر برای تجسم ، سازماندهی و نظارت بر همه موارد موجود در کار شما است.
جای تعجب نیست که میلیون ها نفر در هر جنبه از زندگی خود از این سیستم استفاده می کنند و صنایع از تولید تا نرم افزار از kanban برای سازماندهی تیم ها و افزایش بهره وری استفاده می کنند.
Kanban نه تنها به انجام کارهای بیشتر ، مطالب مرتبط با کارآیی بیشتر کمک می کند ، بلکه به افزایش رضایت شما در هنگام رسیدن به آنجا کمک می کند.

دیدگاه شما چیست؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *